Hast du dich schon gefragt, warum du bei einer knappen Deadline plötzlich viel mehr schaffst? Und wenn du keine Deadline vor dir hast, prokrastinierst du vor dich hin und erledigst alles mögliche, nur nicht diese eine wichtige Aufgabe.
Generell macht es Sinn für deine Aufgaben feste Zeitblöcke einzuplanen. So kannst du deine Tage besser planen und lässt es seltener zu, dass sich Aufgaben zu lange hinziehen.
Das Stichwort hier ist das Parkinsonsche Gesetz: Dieses besagt, dass Arbeit sich immer soweit ausdehnt, wie man ihr Zeit zur Verfügung stellt.
Wenn du dir zum Beispiel einen ganzen Tag Zeit nimmst, um einen Blogartikel zu schreiben, wird es auch genauso lange dauern. Nimmst du dir stattdessen nur 2 oder 3 Stunden Zeit ist er danach auch fertig.
Zeitblöcke sind vor allem bei Tätigkeiten wie Recherche oder Ideenfindung nützlich, denn im Internet wirst du immer noch mehr Informationen finden und kannst ewig weitermachen, denn es gibt immer noch mehr zu lesen und zu lernen.
Du hast verschiedene Möglichkeiten mit Zeitblöcken zu arbeiten. Die Grundlage aller Timeboxes ist aber, dass du dich für eine fest definierte Zeit ablenkungsfrei (!) auf eine einzige Aufgabe oder einen Block von Aufgaben konzentrierst und dich dann an diese Zeitvorgaben hältst.
Mit diesen Timeboxing-Methoden kannst du deine Produktivität steigern und mehr Fokus und Struktur in deine Arbeit bringen:
Inhalt
Der 5-Minuten-Trick
Wenn du vor einer sehr unangenehmen Aufgabe stehst – beispielsweise eine Aufgabe, die du vielleicht schon länger vor dir her schiebst – versuch doch mal nur 5 Minuten daran zu arbeiten.
Und zwar richtig konzentriert, nicht nur mal so nebenbei. Stell dir einen Timer und schalte alle anderen Dinge um dich herum aus (Browsertabs, Handy usw.).
Jetzt fängst du einfach mal an und musst wirklich nur 5 Minuten daran arbeiten.
Was kann schon passieren?
- Du könntest feststellen, dass die Aufgabe doch nicht so schlimm ist wie du dachtest. Vielleicht kommst du sogar in den Flow und machst direkt weiter (aber erwarte das nicht von dir!).
- Vielleicht bekommst du jetzt erst Klarheit, was hinter der Aufgabe wirklich steckt. Manchmal schieben wir etwas vor uns her, weil wir gar nicht genau wissen, was es damit auf sich hat.
- Du hörst einfach nach 5 Minuten wieder auf und hast wenigstens einen kleinen Teil der Aufgaben geschafft. Morgen kannst du wieder 5 Minuten daran weiterarbeiten, bis es endlich geschafft ist.
Wenn du Schwierigkeiten hast, in die Umsetzung einer Aufgabe zu starten, nimm dir vor nur 5 Minuten daran zu arbeiten. Wenn du das jeden Tag bei einer schwierigen oder nervigen Aufgabe machst, kommst du zwar langsam voran, aber du machst Fortschritte. Oft kommst du dann aber in den Flow und machst weiter.
Die Pomodoro-Technik
Bei dieser Technik konzentrierst du dich für 25 Minuten auf eine konkrete Aufgabe und machst danach 5 Minuten Pause.
Nach der ursprünglichen Anleitung machst du nach 4 „Pomodori“ eine längere Pause von 15-20 Minuten. Die Zeit stoppst du am besten mit einer Küchenuhr und nicht mit deinem Handy. Sonst lenkt dich das Handy von deiner Aufgabe ab.
Ein kompletter Zyklus sieht dann so aus:
Bei der Technik ist außerdem wichtig, dass du die Aufgaben für die jeweiligen Zeitintervalle schriftlich formulierst und die erledigten Aufgaben und Zeitintervalle abhakst.
Das schriftliche Formulieren der Aufgabe setzt eine klaren Fokus für das nächste Zeitintervall und das Abhaken der Aufgaben und Intervalle gibt dir jedesmal ein kleines Erfolgserlebnis.
Du brauchst diese Technik auch nicht immer komplett umzusetzen. Das Setzen eines Timers für eine bestimmt Aufgabe hilft aber, um konsequent sitzen zu bleiben und dich nicht durch andere Tätigkeiten ablenken zu lassen.
Du kannst hier ausprobieren, welche Zeiten und Intervalle für dich gut funktionieren. Das können am Anfang auch nur 10 oder 20 Minuten sein. Du wirst überrascht sein, wie schnell du in diesen konzentrierten Phasen vorankommen wirst.
Wenn es dich abschreckt direkt mit vier oder mehr Zeiteinheiten an einem Tag zu starten, beginne einfach nur mit einem Zeitintervall und steigere dich dann mit der Zeit.
Für die Anwendung brauchst du nur eine Eieruhr oder eine andere Stoppuhr. Es gibt inzwischen auch viele Apps dafür. Ich finde es jedoch sehr ungünstig das Gerät, das für die meisten Ablenkungen am Tag sorgt, für Konzentrationsübungen zu nutzen.
Schau, wie lange du dich gut am Stück fokussieren kannst und plane deine Zeitblöcke danach ein. Es hat keinen Sinn, wenn du zu wenige Pausen machst, weil irgendein Rhythmus dir das so vorgibt und du in den späteren Phasen nur noch matschig im Hirn bist.
Du kannst auch längere Zeiteinheiten wählen, nach spätestens 90 Minuten solltest du aber eine Pause von 15 Minuten machen.
Fokustage und Kramtage
Durch eine simple Einteilung deiner Tage kannst du effektiver arbeiten: Teile deine Tage in Fokustage und Kramtage ein.
An Fokustagen bearbeitest du die wirklich wichtigen Aufgaben. Diese Aufgaben sollten dich und dein Business oder aktuelles Projekt weiterbringen und Mehrwert für deine Kunden schaffen. Hier bist du voll konzentriert und lässt dich durch keinen Kleinkram ablenken.
Durch den Fokustag setzt du den ganzen Tag als Timebox für eine bestimmte Aufgaben oder eine bestimmte Art von Aufgaben fest.
An Kramtagen arbeitest du dann die ganzen kleinen Dinge ab. Alles was anfällt und gemacht werden muss, aber nicht unbedingt deine volle Konzentration fordert. An diesen Tagen kannst du eine lange ToDo-Liste mit vielen Kleinigkeiten anlegen und am Ende des Tages mit Freude ganz viel abhaken.
Fazit
Mit diesen drei unterschiedlichen Arten von Timeboxes kannst du schneller und produktiver deine Aufgaben bearbeiten.
Du brauchst nicht alle Methoden benutzen und du kannst sie auch miteinander kombinieren. Falls du noch gar nicht mit Zeitblöcken gearbeitet hast, such dir erstmal eine Methode aus und probiere diese für einige Zeit aus. Besser du setzt dir jeden Tag einmal einen Timer für fokussiertes Arbeiten, als dass du nur wenige Tage damit arbeitest und dann wieder aufhörst, weil du dich überfordert hast.
Auch konzentriertes Arbeiten darfst du üben und musst nicht enttäuscht sein, wenn es dir am Anfang schwer fällt wirklich nur eine Sache zu machen.
Gerade wenn du es nicht gewohnt bist ohne Ablenkungen zu arbeiten, kann das eine große Umstellung sein. Hier gebe ich dir Tipps, wie du die häufigsten Ablenkungen vermeiden kannst.
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