68 Tools für dein Online-Business

Wie viele Tools braucht man eigentlich im Online-Business? Ich war echt überrascht von der Menge an Tools, die ich für mein Online-Business aktuell nutze oder irgendwann mal ausprobiert habe.

Da hat sich in den zwei Jahren meiner Selbstständigkeit einiges angesammelt. Darum habe ich mir die Zeit genommen eine Inventur zu machen, mit dem Ziel etwas auszumisten und aufzuräumen. Ich war selbst mega überrascht wie viele Tools sich in zwischen angesammelt hatten, die ich mehr oder weniger regelmäßig nutze.

Hier stelle ich dir die Tools vor und wie ich sie nutze oder ob ich doch auf sie verzichten kann.

Organisation & Planung

Den Überblick über deine Aufgaben zu behalten und keine wichtigen Termine zu verschwitzen ist super wichtig. Ich selbst finde es super nervig, wenn ich einen Termin mit jemandem vereinbart habe und der- oder diejenige kommt zu spät oder gar nicht.

Kalender

Mein Kalender ist also das erste wichtige Tool, dass ich nutze. Bis vor kurzem habe ich einen Google Kalender im Browser genutzt, bin jetzt aber auf meinen Exchange Kalender umgestiegen und nutze Outlook auf dem Rechner.

Projektmanagement

Trello, Asana und Monday sind nur drei von vielen Projektmanagement Tools, die du nutzen kannst, um alle deine Aufgaben und Projekte zu planen und im Blick zu haben.

Ich selbst arbeitet mit Trello und das gefällt mir sehr gut. Ich habe auch Asana ausprobiert, bin aber mit der Struktur nicht so gut zurechtgekommen oder habe mich nicht tief genug darin eingearbeitet ????. Inzwischen arbeite ich mit einigen Kunden auch in Asana und Monday.

Welches Tool „das Beste“ ist, ist meiner Meinung nach absolute Geschmacksache und hängt davon ab, wie du gerne deine Projekte aufsetzen möchtest. Du kannst in alle diese Tools Teammitglieder oder Kunden einladen und dort gemeinsam arbeiten. Für große Teams stößt du mit Trello vielleicht schnell an gewisse Grenzen, aber komplett ungeeignet ist es sicher nicht.

Falls du gerade nach einem Projektmanagement-Tool suchst, empfehle ich dir einfach mal direkt reinzuschauen und ein paar YouTube Videos anzuschauen, wie andere die Tools nutzen. Du kannst dich aber eigentlich nicht falsch entscheiden, denn das wichtigste ist wirklich, dass du dich in ein Tool einarbeitest und daran gewöhnst.

Zeiterfassung

Wenn ich mit Kunden einen Vertrag auf Stundenbasis abschließe (was ich in Zukunft nur noch in Ausnahmefällen machen möchte), muss ich natürlich meine Arbeitszeit tracken. Dafür gibt es auch diverse Tools und ich nutze auf Empfehlung einer Freundin Toggl. Damit bin ich sehr zufrieden und werde es auch beibehalten.

Übrigens: Es ist auch sinnvoll deine Arbeitszeit zu tracken, selbst wenn du die Stunden nicht mit einem Kunden abrechnest. So findest du heraus, wie du deine Zeit aktuell nutzt und wie du vielleicht effektiver arbeiten kannst. Falls du das nicht eh schon machst, empfehle ich dir mal für einen Monat aufzuschreiben, was du den ganzen Tag über machst. So gewinnst du ein besseres Gefühl dafür, wobei du besser werden kannst oder welche Tätigkeiten du vielleicht automatisieren kannst.

Hier findest du noch mehr Tipps, wie du produktiver arbeiten kannst.

Kommunikation

Klar, mindestens einen Weg um mit dienen Kunden zu kommunizieren brauchst du. Anfangs dachte ich das sind halt E-Mails, aber inzwischen habe ich viele verschiedene Wege, um mit Kunden, anderen Selbstständigen oder eigenen Coaches zu kommunizieren.

Ich fange mal damit an, dass ich mir ein Geschäftshandy gekauft habe, damit ich eine Telefonummer habe, die ich auf meiner Website angeben konnte. Außerdem wollte ich die Messenger und Social Media Apps nicht auf meinem privaten Smartphone installieren. In den ersten Monaten der Selbstständigkeit hatte ich das so gemacht und gemerkt, dass dadurch die Trennung zwischen privat und Beruf zu sehr verschwimmt. Noch mehr, als es im Home Office eh der Fall ist.

E-Mail

Zu E-Mails muss ich glaube ich nicht viel sagen. Sie gehören als offizieller Kommunikationsweg einfach zu einem Business dazu. Oder wie fändest du es, wenn auf einer geschäftlichen Website keine E-Mail-Adresse angegeben ist?

Vielleicht bin ich da aber auch old-school ????‍♀️.

Und ich nutze hierfür auch Outlook, das Programm hat sich für mich einfach bewährt.

Messenger

Hier hat es sich über die Zeit ergeben, dass ich über verschiedene Messenger mit meinen Kunden kommuniziere: WhatsApp, Signal, Instagram und Facebook. Manchmal kommen auch Kontakte über LinkedIn und Xing zustande.

Slack

Slack ist genau genommen auch ein Messenger, aber ich führe es einzeln auf, weil ich dafür noch ein weiteres Programm auf dem Computer installiert habe und es nicht an mein Smartphone oder eine Social Media Plattform gebunden ist.

Slack ist vor allem ein Programm für Unternehmen und größere Teams. Für die Softwareentwicklung bringt Slack sehr viele nützliche Tools und Verbindungen zu anderer Software mit. Ich bin mir noch nicht sicher, was ich davon halte es auch für Gruppenprogramm zu nutzen und mit einzelnen Kunden oder Dienstleistern.

Meine ersten Erfahrungen mit einem Gruppenprogramm sind allerdings gut, so dass ich es als gute Alternative zu einer facebook-Gruppe sehe.

Zoom & Teams

Telefonierst du gerne? Ich ehrlich gesagt nicht, aber Videokonferenzen mag ich sehr gerne. Mir fällt ein erster Kontakt zu anderen Menschen irgendwie leichter, wenn ich dann auch das Gesicht sehen kann und nicht nur die Stimme höre. Also, um Zoom oder Microsoft Teams kommt man im Online-Business kaum herum, es sei denn du baust dir ein Business ohne Kundenkontakt auf.

Für Erstgespräche, Projektabsprachen, Workshops und Q&A- oder Inputsessions in Gruppenprogrammen oder Online-Kursen wirst du sicherlich eines dieser Tools brauchen. Aktuell nutze ich vor allem Zoom, da dies inzwischen auch viele kennen und nutzen.

Mit Teams arbeite ich sehr selten, möchte es aber demnächst für Webinare ausprobieren.

Gerne würde ich meine Videokonferenzen mit einem DSGVO-konformen Tool aus Deutschland oder Europa machen, aber ich habe noch keine Alternative zu Zoom gefunden. Wenn du eine kennst, lass mir gerne einen Tipp in den Kommentaren da.

Telefon

Last but not least, das gute alte Telefon. In meinem Fall ein Smartphone mit Handynummer. Wie ich oben schon geschrieben habe, wollte ich privates und berufliches auf meinem Smartphone trennen und habe darum einen zweiten Vertrag abgeschlossen. Ich finde es so super, dass ich abends nicht noch Nachrichten von meinen geschäftlichen Kontakten erhalte oder sich die Chats von Freunden mit denen von Kunden vermischen. Das werde ich so auch auf jeden Fall beibehalten.

Falls du jetzt denkst, das ist dir zu teuer: Es gibt sehr gute Geräte, die vielleicht schon ein paar Jahre auf dem Markt sind und auch günstige Tarife. Mir ist es das auf jeden Fall wert. Die Entscheidung dafür habe ich aber auch erst getroffen, nachdem absolut klar war, dass ich mich selbstständig mache.

Terminabsprachen

Uff, dieses Thema… E-Mail-Ping-Pong par excellence wenn man versucht einen Termin zu vereinbaren. Dafür ist ein Terminbuchungstool Gold wert!

Das Tool, das mir am häufigsten begegnet und das ich auch selbst gerne nutze ist Calendly. Es gibt noch ein paar andere, die ich regelmäßig sehe, z.B. You can book me oder book like a boss. Doch mir scheint, dass bisher kein Tool in Optik und Bedienbarkeit an Calendly herankommt.

Leider ist Calendly ein US-Unternehmen und damit für die DSGVO mit Vorsicht zu genießen. Ich habe mich darum für eine Kundin auf die Suche nach einer europäischen Alternative gemacht. Das hat sich aber schwieriger gestaltet, als ich dachte. Simplybook.me sah schon sehr viel versprechend aus, ist aber im Backend sehr kompliziert einzurichten.

Eine wirkliche Alternative könnte Meetfox sein. Das Tool sah gut aus und war schnell und einfach einzurichten. Außerdem können Videocalls direkt darüber stattfinden und ich könnte auf Zoom verzichten.

Es hat mich aber sehr gestört, dass die Kunden immer eine zusätzliche Mail von meinem Kalender erhalten haben. Das heißt für eine Buchung bekam ich beim Testen immer zwei E-Mails. Außerdem war die Qualität des Videocalls bei einem Test sehr schlecht.

Ich habe mir auch diverse Plugins für WordPress angeschaut. Amelia und Simply Schedule Appointments sind zwei davon, bei denen ich mir eine Nutzung gut vorstellen kann.

Für meine Kundin ist es dann schließlich das WordPress-Plugin Simply Schedule Appointments geworden. Ein schlankes und gut aussehendes Plugin, das einfach einzurichten ist.

Eine weitere Option habe ich eher zufällig entdeckt, denn sie ist mir bei der Recherche über Google nicht begegnet: Microsoft Bookings. Die Funktionalität scheint wie bei Calendly zu sein und es ist im Microsoft Paket mit drin. Wenn du also wie ich eh ein Abo für Microsoft Office hast, schau doch dort mal, ob du Bookings schon mit im Paket hast.

Wenn du noch eine Alternative kennst, lass mir doch einen Kommentar da. Ich würde mich sehr über weitere Tipps freuen und denke dieses Thema wird später nochmal einen gesamten Blogpost füllen.

Buchhaltung

Ich habe am Anfang meiner Selbstständigkeit versucht die Buchhaltung mit einer einfachen Excel-Tabelle zu machen. Das ging bei den wenigen Buchungen am Anfang auch ganz gut. Dann hat mir eine Steuerberaterin aber empfohlen mit Lexoffice zu arbeiten.

Bei Lexoffice scannt man Belege für Ausgaben einfach ein oder lädt die digitalen Rechnungen hoch. Die Summe wird meistens automatisch erkannt und du musst nur die passende Kategorie eintragen. Das erklärt sich meistens von selbst, wenn nicht, kannst du die später noch mit einer Steuerberaterin abklären und ändern.

Auch wenn du Rechnungen schreibst, hilft dir Lexoffice sehr. Du gibst deine relevanten Daten ein, wählst ein Layout und kannst Textblöcke und Produkte für verschiedene Kunden speichern. Dann gibst du nur noch die Menge und den Preis an und eine Rechnung ist super schnell geschrieben.

Auf dem Dashboard hast du dann auch noch eine Übersicht über deine aktuellen Einnahmen und Ausgaben.

Die EÜR für die Steuererklärung ist bei Lexoffice auch mit wenigen Klicks erstellt. Ich nutze außerdem schon länger smartsteuer für meine Steuererklärung und die EÜR kann ganz einfach dorthin exportiert werden.

Ich möchte diese beiden Tools nicht mehr missen!

Dateiablage

Egal welche Art Business du hast oder aufbauen willst, du wirst sicherlich irgendwelche Dateien erstellen. Seien es Arbeitsblätter für deine Kunden, Texte für eine Salespage zu schreiben, die du erstmal in einem Text- oder Worddokument vorschreibst oder Präsentationen für Webinare oder Workshops.

Bei mir kommen noch regelmäßig Dateien von Kunden dazu, die ich brauche, um die Websites zu erstellen.

Diese Dateien müssen natürlich irgendwo gespeichert werden. Naheliegend ist es sie erstmal einfach auf dem Rechner liegen zu haben. Es kann aber gut sein, dass dir hier irgendwann der Speicherplatz knapp wird. Bei mir war das der Fall, weil ich immer wieder Videos von Schulungscalls gespeichert habe.

Außerdem solltest du regelmäßig ein Backup deiner Dateien haben, falls doch mal etwas mit deinem Rechner ist. Für ein Backup kannst du entweder eine externe Hardware nutzen. Bei Macs werden die Backups über das Programm Timemachine gesteuert und nachdem du das eingerichtet hast, kannst du deine Festplatte einfach regelmäßig an den Computer anschließen und das Backup wird automatisch gestartet.

Alternativ oder zusätzlich kannst du auch einen Cloud-Speicher nutzen. Die bekanntesten sind wahrscheinlich Dropbox, Google Drive, Apple iCloud oder Microsoft OneDrive.

Ich nutze Microsoft OneDrive, weil ich hier in meinem Office Paket bereits einen sehr großen Speicherplatz inklusive habe. Und ein zusätzlicher Vorteil gegenüber Google oder Dropbox ist, dass Microsoft Server in Deutschland stehen hat. Nach der Entscheidung für OneDrive konnte ich meinen zusätzlichen Speicher bei Google Drive kündigen.

Ich nutze die Cloud auch dafür Dateien mit Kunden zu teilen und einen gemeinsamen Ordner zu haben. So entfällt das Versenden von Dateien per E-Mail.

Grafik und Bilder

Falls du dich schon etwas länger mit dem Online-Business beschäftigst, ist dir Canva vielleicht schon begegnet. Die Grafikdesign-Platform ermöglicht es schöne Grafiken zu erstellen, ohne dafür ein teures oder kompliziertes Grafikprogramm zu lernen. Du kannst Designs in unterschiedlichen Formaten für alle Social Media-Plattformen, Präsentationen für deine Webinare und Workshops und sogar Websites erstellen. Ich bin begeistert von diesem Tool, denn es ermöglicht wirklich jedem schnell schöne Grafiken zu gestalten.

Ich nutze zusätzlich noch Pixelmator Pro, um Bilder in das richtige Format zu bringen und die Dateigröße für das Web zu optimieren. Das Programm hat viele Funktionen, die ganz ähnlich zu Adobe Photoshop sind, ist aber sehr viel günstiger. Sicher hat es aus Sicht eines Grafikdesigners viel weniger Funktionen, für mich als Gelegenheitsnutzer ist das Programm aber völlig ausreichend.

Marketing

Für mein Marketing nutze ich vermutlich die meisten Tools. Ich unterteile hier mal in verschiedene Kategorien und versuche dir einen Überblick zu verschaffen.

Social Media

Ich habe Accounts bei Instagram und Facebook. In 2020 habe ich auf beiden Plattformen regelmäßig Inhalte veröffentlicht. Die Grafiken habe ich meisten mit Canva erstellt und dann die Beiträge mit dem Facebook Creator Studio vorgeplant. Bevor ich den Facebook Creator Studio benutzt habe, habe ich Later benutzt, da hat mich aber gestört, dass nicht alle Beiträge automatisch gepostet wurden. Andererseits konnte man bei Later den Instagram Feed schön in der Vorschau sehen, was mit beim Creator Studio wiederum fehlt.

Falls du deinen Beiträge für Social Media-Kanäle mit einem Tool vorplanen möchtest, gibt es noch eine ganze Reihe anderer Tools. Hier habe ich selbst nicht so viele ausprobiert und es ist auch hier einfach wichtig zu wissen, worauf es einem selbst ankommt.

Inzwischen habe ich mich von Instagram und Facebook zurückgezogen und nutze die Tools dafür nur noch sehr selten.

YouTube und Pinterest

YouTube nutze ich nicht nur für meine Technik-Tipps, sondern lade dort auch Videos hoch, die nicht öffentlich auffindbar sind. Die Videos für den Online-Workshop „Von der Idee zum Projekt“ liegen z.B. dort und werden in Elopage nur eingebunden.

Falls du auch Videos bei YouTube hosten möchtest, wirst du diese im YouTube Studio hochladen und bearbeiten. Ich habe jetzt auch angefangen TubeBuddy zu nutzen, um meine Technik-Tipps etwas für die Suchergebnisse bei YouTube zu optimieren.

Mit Pinterest habe ich im November 2021 angefangen. Dort werden regelmäßig Pins zu meinen Blogartikeln und Technik-Tipps veröffentlicht. Um den Prozess zu automatisieren nutze ich Tailwind.

Anzeigen

Ich schalte Anzeigen bei Facebook und Instagram. Diese werden über den Facebook Business Manager und Werbeanzeigenmanager gesteuert. Solange ich diese Anzeigen schalten werde, werde ich auch dieses Tool nutzen, dann dazu gibt es keine Alternative 🙂

Im Business Manager kannst du aber auch deine Nachrichten und Kommentare sehen und bearbeiten. Wenn du viel auf Instagram und Facebook unterwegs bist, kann es dort übersichtlicher sein.

E-Mail Marketing

Für mein E-Mail Marketing nutze ich ActiveCampaign. Ich habe am Anfang MailChimp genutzt, konnte dort aber keine zwei Freebies anbieten und bin darum zu ActiveCampaign gewechselt.

Durch die DSGVO und immer wieder veränderte (und unübersichtliche) rechtliche Rahmenbedingungen finde ich es eigentlich nicht gut ein amerikanische Tool für meine Kontaktliste zu nutzen. Ich habe mir hier darum nochmal Zeit genommen, um Alternativen zu recherchieren. Ich nutze auch für einige meiner Kunden andere Newsletter-Tools, aber bisher hat mich keines der anderen Tools wirklich überzeugt. Ich werde also noch nicht zu einem anderen Anbieter wechseln.

Hier aber mal ein paar deutsche und europäischen Tools, die ich in letzter Zeit benutzt und getestet habe: Send in Blue, CleverReach, GetResponse. Leider hatte ich bei allen diesen Tools ein paar Punkte, bei denen ich irgendwelche Workarounds machen musst, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Je nachdem was deine Anforderungen an ein Newsletter-Tool sind, kannst du alle drei aber gut nutzen.

Ich habe mir auch WordPress-Plugins angeschaut und im Moment ist fluentCRM mein Favorit und eventuell werde ich meine Kontaktliste auf meinen eigenen Server umziehen und das E-Mail Marketing damit weitermachen.

Zahlungstools

Im Business muss Geld fließen. Denn sonst hast du kein Business, sondern ein Hobby, wie viele so schön sagen… Also brauchst du einen Zahlungsanbieter, damit deine Kunden deine Produkte auch buchen können.

Du kannst dich entweder per Überweisung bezahlen lassen und das würde ich dir am Anfang auch absolut empfehlen. Gerade wenn du erstmal dein Angebot testest und mit 1:1 Angeboten startest. Dann sparst du dir auch viele Gebühren für die Zahlungsanbieter.

Für den Start mit Workshops finde ich Eventbrite ein super Tool, denn hier kannst du am Anfang ganz ohne andere Tools starten und dein Angebot testen. Du kannst deine Teilnehmer sogar über Eventbrite per E-Mail anschreiben. Das geht z.B. bei Elopage oder Digistore24 soweit ich weiß nicht.

Und damit kommen wir auch schon zu den zwei Tools, die ich am häufigsten im Online-Business sehe.

Bei Digistore24 läuft alles im Reseller Modell, d.h. Digistore24 ist der eigentliche Vertragspartner deines Kunden und verkauft im eigenen Namen. Du stellst sozusagen das Produkt nur zur Verfügung und erhältst dann dein Geld von Digistore24. Das kostet natürlich Gebühren, nimmt dir aber auch viel Aufwand in der Buchhaltung ab.

Bei Elopage kannst du im eigenen Namen verkaufen oder in eine Reseller-Modell gehen. Außerdem kannst du bei Elopage Onlinekurse erstellen und hosten. Wenn du dich für Digistore24 entscheidest, brauchst du dafür noch eine andere Lösung, wie zum Beispiel Coachannel.

Website

Wenn du ein Online-Business aufbauen möchtest, brauchst du früher oder später eine eigene Website. Die Gründe dafür erläutere ich in diesem Blogartikel, darum gehe ich jetzt nicht näher darauf ein.

Du kannst deine Website mit verschiedenen Tools erstellen. Ich arbeite selbst und für meine Kunden mit WordPress und nutze inzwischen gerne das Premium-Theme Divi, da es einen guten Page Builder mitbringt und ich es meinen Kunden kostenlos zur Verfügung stellen kann.

Für eine selbstgehostete Website brauchst du außerdem (wie der Begriff schon sagt) einen Hoster. Meine Website liegt bei HostEurope und für meine Kunden nutze ich meistens Strato, weil das Kundenportal dort so schön übersichtlich ist. All-Inkl.com ist aber auch ein bekannter Hoster und es gibt noch viele weitere. Du findest am Markt auch Hoster die speziell auf WordPress-Websites ausgerichtet sind. Raidboxes ist davon einer.

Das Design deiner Website gestaltest du mit einem Theme. Hier gibt es unglaublich viele und du kannst zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen wählen. Ein kostenpflichtiges ist zum Beispiel Divi. Mit diesem Theme kann man so gut wie jedes gewünschte Design umsetzen.

Andere bekannte Page Builder sind Elementor und ThriveArchitect. Elementor nutzen auch einige meiner Kunden, hier ist der Unterschied zu Divi vor allem, dass man noch ein Theme zusätzlich braucht.

Wenn du keine WordPress Website erstellen möchtest, kannst du auch eine sogenannte „Baukasten-Website“ erstellen. Hier gibt es auch verschiedene Anbieter. Jimdo, Wix und Squarespace sind Beispiele. Da ich mich auf WordPress spezialisiert habe, kann ich hier aber keine Empfehlung aussprechen, denn ich habe selbst noch nicht mit den Tools gearbeitet.

Solltest du einen Baukasten oder WordPress nutzen? Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort. Wenn du einen Blog betreiben möchtest, macht es Sinn langfristig auf WordPress zu setzen. Möchtest schnell eine ganz einfache Website erstellen, schau dir gerne die Baukastensysteme an. Und auch dort kann man inzwischen Blogs einrichten.

Um die rechtlichen Vorlagen einer Website zu erfüllen helfen Generatoren für Impressum und Datenschutz. eRecht24 zum Beispiel stellt einen solchen Generator zur Verfügung. Ich habe mich auch für die Premium-Version von eRecht24 entschieden, damit ich diesen Service auch an meine Kunden weitergeben kann.

Creation/Dokumentation

Uff, das ist schon ein ganz schön langer Blogartikel geworden. Ich schreibe sehr selten mehr als 2000 Wörter. Und bisher zu kommen hat auch schon ganz schön lange gedauert ????

Aber einen Abschnitt habe ich noch: Inhalte erstellen.

Wenn du ein Online-Business betreibst wirst du in irgendeiner Form Inhalte erstellen. Sei es für dein Content-Marketing, für Kurse oder andere Produkte. Selbst wenn du „nur“ deine Coaching-Sessions aufzeichnest und deinen Kunden im Anschluss an die Sitzung zur Verfügung stellst entstehen Dateien, die du speichern und teilen musst.

Dokumente

Ich nutze für „normale“ Dokumente hauptsächlich die Produkte von Microsoft Office. Also Word, Excel und PowerPoint nutze ich regelmäßig für die Erstellung von Dokumenten.

(Blogartikel schreibe ich übrigens direkt in WordPress. Früher habe sie in Word, Evernote oder Google Docs vorgeschrieben, aber beim Kopieren ist immer etwas schief gegangen.)

Videos

Bildschirm-Videos nehme ich mit Loom oder Quicktime auf. Das kommt darauf an, ob ich mich selbst im Video mit aufnehmen möchte. Ich mag die runde Bild-im-Bild-Option bei Loom sehr gerne. Es ist aber auch möglich dies mit Zoom zu machen. Mit der richtigen Einstellung wird dein Video während der Aufnahme in das Bild eingefügt. Wenn du z.B. Kursviedeos aufnehmen möchtest, kannst du einfach für dich alleine einen Raum öffnen, deine Präsentation starten und die Aufnahme mit Zoom machen.

Später schneide ich die Videos mit iMovie. Das Programm ist kostenlos und bringt für einfache Videos alles mit, was ich brauche. Wenn dein Business auf sehr hochwertigen Videos beruht kann es aber sein, dass du ein kostenpflichtiges Tool nutzen solltest, weil es mehr Funktionen mitbringt.

Dokumentation

Es fallen auch diverse Notizen und Dokumentation an. Ich nutze dafür inzwischen OneNote, habe aber bis letztes Jahr mit Evernote gearbeitet. Da haben mir aber eine tiefere Seitenstruktur gefehlt, um die Notizen besser zu ordnen und darum bin ich letztes Jahr auf OneNote umgestiegen.

Dateien austauschen

Mit meinen Kunden habe ich entweder einen geteilten Ordner in einer Cloud oder wir tauschen Dateien über das Projektmanagement-Tool aus. Große Dateien wie zum Beispiel die Aufzeichnung eines Gesprächs teile ich mit Wetransfer, damit ich diese Dateien nicht dauerhaft in meiner eigenen Cloud speichern muss.

Fazit

Ich könnte sicher noch 500 bis 1000 Wörter mehr über die verschiedenen Tools schreiben. Mein Fazit nach der Inventur ist, dass ich mich leider nur von wenigen Tools und Accounts trennen konnte. Die meisten Tools nutze ich regelmäßig und gerne. Manche natürlich häufiger als andere.

Nach der Bestandsaufnahme habe ich mich bei einigen Punkten entschieden auf die Tools von Microsoft umzusteigen, da ich diese bereits mit meinem Abo zahle und dort dann mehr und bessere Funktionen bekomme, als bei einer kostenlosen Alternative (z.B. OneNote statt Evernote). Das gilt aber nicht für alle Tools, denn z.B. hat mich Microsoft Bookings im Vergleich zu Calendly nicht überzeugt.

Eine weitere Motivation meine Tools zu überprüfen und zu überdenken war der Datenschutz. Ich möchte die Daten meiner Kunden in so wenigen Tools wie möglich speichern und verarbeiten. Leider konnte ich hier nicht so viel reduzieren oder zusammenfassen wie ich gerne wollte. Vor allem beim E-Mail Marketing, Videokonferenzen und den Terminbuchungstools überzeugen mich die europäischen Tools noch nicht. Und komplett darauf verzichten ist leider auch keine Option.

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