Mehr schaffen in weniger Zeit – Meine besten Tipps für deine Produktivität.

Obwohl du den ganzen Tag arbeitest, wird deine ToDo-Liste irgendwie trotzdem immer länger statt kürzer?

Oft reichen wenige Maßnahmen, um deine Produktivität zu steigern, damit du in weniger Zeit mehr schaffst. In diesem Artikel gebe ich dir einige Tipps, mit denen du deine Aufgaben wirklich erledigst und deine Ziele schneller erreichst.

Wann bist du denn überhaupt produktiv?

Klären wir zunächst mal kurz, was Produktivität überhaupt ist: Der Begriff bezeichnet das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag. Es geht also darum in welcher Zeit du Produkte erstellst oder andere “wertschöpfende” Aufgaben erledigst.

Die Produktivität zu steigern bedeutet schließlich das Verhältnis zwischen Zeit und Ergebnis zu optimieren. Also entweder in weniger Zeit das gleiche Ergebnis erreichen oder in der gleichen Zeit mehr schaffen. Wenn beides zusammenkommst sogar in weniger Zeit mehr schaffen!

Produktiv bist du also, wenn du etwas neues erstellst. Zum Beispiel ein Produkt entwickelst, eine Leistung erbringst oder ein anderes Ergebnis schaffst. Im Online-Business könnte das bedeuten einen Blogpost wie diesen zu schreiben oder dein Workbook zu kreieren.

Oft haben wir aber das Gefühl die ganze Zeit beschäftigt zu sein und trotzdem wird der Berg an Aufgaben nicht kleiner.

Was hindert uns also daran produktiv zu sein und wie kannst du produktiver werden?

Arbeitest du eigentlich EFFEKTIV oder EFFIZIENT?

Klären wir nochmal kurz einen Irrglauben: Viel zu schaffen bedeutet nicht, dass du deinen Zielen dadurch immer näher kommst!

Wichtiger als viel zu erledigen ist es das Richtige zu machen.

Oft werden die Begriffe effektiv und effizient synonym verwendet. Es gibt aber einen Unterschied darin, ob du die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit machst, oder deine Aufgaben optimiert erledigst.

Effektivität: WAS tust du um deine Ziele zu erreichen?

Effizienz: WIE erledigst du deine Aufgaben?

Brauchst du ein Beispiel dafür?

Du kannst ein perfektes System für deine Contenterstellung haben, so dass du sehr schnell viele Blogposts schreibst und diese in allen Social Media Kanälen ganz zeiteffizient verbreitest. Wenn diese Tätigkeit aber nicht auf dein Ziel einen Online-Kurs zu erstellen einzahlt, bringt sie dich nicht wirklich weiter. Würdest du hingegen an deinem Produkt arbeiten und dieses ein paar Woche oder Monate früher zum Kauf anbieten, erreichst du deine Umsatzziele vielleicht schneller.

Effektivität und Effizienz schließen sich trotzdem nicht gegenseitig aus. Der perfekte Zustand wäre, dass du die richtigen Dinge in der richtigen Art und Weise tust.

Bevor du also Prozesse optimierst und deine Produktivität steigerst, solltest du dir über deine Ziele klar werden. Wie du dir gute Ziele setzt habe ich in einem anderen Blogpost beschrieben.

7 Tipps und Hacks für mehr Produktivität

Kommen wir nun zu den Tipps und Hacks, wie du in weniger Zeit mehr Aufgaben erledigen kannst.

Ein kleiner Disclaimer: Du musst sicher nicht alle von diesen Tipps umsetzen und vor allem nicht alles gleichzeitig machen. Schau einfach mal was dir davon gefällt und probiere eins nach dem anderen aus.

Es ist besser du setzt langfristig ein oder zwei dieser Tipps um, als dass du dich am Anfang übernimmst und dann wieder alles hinwirfst.

1. Alles aufschreiben

Bevor du dich in die Arbeit stürzt: Schreibe erst alle Aufgaben auf, die du im Kopf hast. Alles ständig im Kopf zu haben, blockiert dich und du kannst dich nicht voll und ganz auf die Bewältigung der Aufgaben konzentrieren.

Lege dir während der Arbeit deine ToDo-Liste oder einen kleinen Notizblock neben dich und notiere alles sofort, wenn dir etwas einfällt. So hast du den Kopf frei und bist entspannter, weil du keine Angst haben musst etwas zu vergessen.

Indem du deine Aufgaben schriftlich festhältst, wird dir auch viel klarer, was eigentlich genau zu tun ist.

Achte darauf nicht ständig neue Listen und Notizzettel zu benutzen, sonst verzettelst du dich damit und die Klarheit durch das Aufschreiben verschwindet wieder. Für mich hat es sich bewährt immer ein Notizbuch zu haben, in das alles reingeschrieben wird. Dieses gehe ich dann regelmäßig durch, ob noch etwas wichtiges drinsteht.

2. Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix

Nachdem du alles aufgeschrieben hast, setze klare Prioritäten für deine Aufgaben und Ideen. Wenn du einfach irgendwo anfängst wirst du vielleicht nicht das richtige machen und arbeitest wieder nicht auf dein Ziel zu. Außerdem ist die Gefahr groß, dass du dich verrennst und viele Sachen parallel anfängst ohne die einzelnen Projekte abzuschließen.

Wieder merkst du, wie wichtig es ist dein Ziel zu kennen, um diese Prioritäten überhaupt setzen zu können!

Eine gute Methode um Prioritäten zu setzen ist die Eisenhower-Matrix. Nutze sie, wenn du deinen Tag oder deine Woche planst:

Der ehemalige amerikanische Präsident soll diese Matrix entwickelt haben. Du sortierst dabei deine Aufgaben nach den Kategorien wichtig und dringlich. In eine Matrix mit 4 Feldern gelegt, ergeben sich so die Prioritäten von A bis D:

A = wichtig und dringlich

B = wichtig und nicht dringlich

C = unwichtig und dringlich

D = unwichtig und nicht dringlich

Nach dieser Einteilung kannst du deine Aufgaben entweder sofort erledigen (A), für später einplanen (B) oder delegieren (C). Hast du eine Aufgabe als unwichtig und nicht dringlich kategorisiert, solltest du sie komplett streichen.

Langfristig ist es wichtig, dass du nicht nur mit A-Aufgaben beschäftigt bist, sondern die B-Aufgaben angehst, bevor sie zu A-Aufgaben werden. Solange du noch nicht delegieren kannst, weil du keine Mitarbeiter hast, musst du natürlich auch diese irgendwie unterbringen.

3. Erledige kleine Aufgaben sofort: Die 2-Minuten-Regel

Nicht alle Aufgaben sind es wert, dass du sie einplanst. Wenn etwas weniger als 2 Minuten dauert, tue es sofort, anstatt es auf deine ToDo-Liste zu schreiben. Dieser Tipp kommt aus dem System “Getting Things Done” von David Allan.

Mit dieser Regel wächst deine ToDo-Liste nicht ständig und du erledigst viel mehr. Vor allem sammelt sich der Kleinkram nicht an.

Am besten funktioniert das beim Bearbeiten von E-Mails. Wenn du eh im Postfach unterwegs bist, kannst du auch schnell eine E-Mail beantworten oder den Anhang speichern. Ist die Antwort allerdings komplexer, plane sie als Aufgabe für später ein.

4. Ablenkungen minimieren:

Überleg mal: Wie oft lässt du dich durch irgendetwas ablenken?⁣ Eine Nachricht auf dem Handy, das Popup wenn eine neue E-Mail kommt, mal kurz bei Facebook oder Instagram reinschauen oder einfach irgendetwas, das auf deinem Schreibtisch liegt…

Eine Unterbrechung kostet dich oft mehr Zeit, als nur die 2 Minuten, die es braucht eine Nachricht auf dem Handy zu lesen.⁣

Es ist wissenschaftlich bewiesen, dass wir nicht multitaskingfähig sind. Nach einer Unterbrechung brauchst du mindestens 5 Minuten, um dich wieder in die Aufgabe einzuarbeiten, an der du vorher gearbeitet hast. Eher dauert es sogar 15-20 Minuten, bis du wieder voll konzentriert bist.⁣

Lässt du dich über den Tag also mehrfach von Benachrichtigungen zu Nachrichten, E-Mails oder anderem ablenken, kommst du wahrscheinlich gar nicht in den Flow.⁣ Dadurch entsteht das Gefühl, zwar den ganzen Tag etwas getan und trotzdem nichts geschafft zu haben.⁣ Auf diesen sogenannten Sägeblatt-Effekt habe ich im Artikel “Was dich Ablenkungen wirklich kosten und wie du sie vermeiden kannst” näher eingegangen.

Die Lösung? Schaffe dir ablenkungsfreie Zeiten, indem du z.B. das Handy und das E-Mail Programm ausschaltest und alle Browserfenster schließt, die du gerade nicht brauchst.⁣ Aktiviere den Flugmodus am Handy oder lege es in einen anderen Raum.

Schalte alle Benachrichtigungen für E-Mails oder Chats aus. Schließe Browserfenster, die du für deine aktuelle Aufgabe nicht brauchst (z.B. facebook 😉). Räume deinen Schreibtisch und dein Arbeitszimmer auf. Vielleicht gehst du ab und zu in einen Coworking Space oder in ein Café, um nicht in Versuchung zu geraten zwischendurch schnell die Wäsche zu machen.

Wenn du jetzt alle Störquellen beseitigt hast, achte darauf, dass du dich wirklich nur auf eine Aufgabe zur Zeit konzentrierst, denn auch das Springen zwischen zwei oder mehreren Tätigkeiten ist Multitasking und hat den gleichen Effekt wie eine Unterbrechung.

5. Batching: gleiche Aufgaben stapeln und Checklisten erstellen

Schau dir mal deine Arbeitsabläufe an und überlege, wie oft du zwischen verschiedenen Aufgaben wechselst. Oft durchlaufen wir zunächst einen Prozess von vorne bis hinten und machen alles hintereinander. Es könnte aber Zeitsparen, wenn du nicht zwischen den Programmen und Kontexten springst, sondern gleichartige Aufgaben am Stück bearbeitest. Also zum Beispiel gleich mehrere Videos oder Podcasts Folgen aufnimmst und erst im Anschluss die Folgen zu schneiden und auch alle Grafiken für die Social Posts zu erstellen. So sparst du dir den Wechsel zwischen den Programmen und dass du dich dort zumindest wieder neu kurz einarbeitest.

Auch das Abarbeiten von E-Mails, Telefonaten oder anderen Routineaufgaben kannst du gut zusammenfassen und am Stück machen.

Für dieses sogenannte “Batching” planst du dir am besten feste Zeitblöcke ein. Ein klassisches Beispiel ist das Bearbeiten von E-Mails. Anstatt jede E-Mail sofort zu lesen und zu bearbeiten, wenn sie ankommt, trage dir 1-3 Termine am Tag dafür ein und beschäftige dich nur in dieser Zeit sie dann nacheinander.

6. Fokussiere dich durch Zeitblöcke

Eine gute Möglichkeit eine Aufgabe schneller zu erledigen ist es sich dafür Zeitblöcke zu setzen. Dabei gibt es ganz unterschiedliche Methoden und Herangehensweisen, die alle auf Zeitblöcken beruhen. Beispiele sind dafür der 5-Minuten-Trick, die Pomodoro-Technik und Fokuszeiten. Nächste Woche werde ich dazu noch mehr schreiben.

Die Grundidee hinter allen diesen Methoden ist, dass du vor Beginn der Arbeit einen festen Zeitraum dafür einplanst und nur in diesem Zeitraum an der Aufgabe arbeitest. Dadurch kannst du deine Tage besser planen und lässt seltener zu, dass sich Aufgaben zu lange hinziehen.

Vielleicht hast du schon vom Parkinsonschen Gesetz gehört: Arbeit dehnt sich immer soweit aus, wie man ihr Zeit zur Verfügung stellt.

Wenn du dir zum Beispiel einen ganzen Tag Zeit einplanst, um einen Blogartikel zu schreiben, wird es auch so lange dauern. Nimmst du dir nur 2 oder 3 Stunden Zeit ist er danach auch fertig. Denn so vermeidest du auch dich im Perfektionismus zu verlieren.

Zeitblöcke sind außerdem gut für Aufgaben wie Recherche nützlich, denn im Internet wirst du immer noch mehr Informationen finden und kannst dich ewig in Recherche verlieren und wirst dann nie fertig, wenn du dir keine klaren Zeitgrenzen dafür setzt.

Du hast also verschiedene Möglichkeiten mit Zeitblöcken zu arbeiten. Im Grunde geht es aber immer darum, das du dich für eine fest definierte Zeit ablenkungsfrei (s. Punkt 4) auf eine einzige Aufgabe oder einen Block von Aufgaben konzentriert und diese Zeit auch einhältst.

7. Nicht vergessen: Pausen machen und Wasser trinken

Zum Schluss möchte ich noch auf einen oft vergessenen Punkt eingehen: Mache ausreichend Pausen, um deine Akkus wieder aufzuladen.

Gerade in stressigen Phasen kennst du es bestimmt auch, dass du dazu tendierst mehr Zeit in deine Arbeit zu investieren, weil du glaubst dadurch mehr von den anstehenden Aufgaben zu schaffen. Es ist aber nicht ausschlaggebend wie viele Stunden du am Schreibtisch sitzt, sondern wie effektiv du in dieser Zeit auf deine Ziele hinarbeitest. Im Grunde kommt es auf das Ergebnis an und ob das zu deinen Zielen passt.

Achte also darauf genug Pausen zu machen und dir auch einen Ausgleich wie Sport oder andere Freizeitaktivitäten zu schaffen, um dann wieder voll fokussiert an die Arbeit zu gehen.

Fazit

In diesem Artikel hast du einige Möglichkeiten kennengelernt in deiner Arbeitszeit produktiver zu werden. Der wichtigste Punkt, den du mitnehmen solltest ist: Wenn du kurze, aber sehr intensive Phasen an den richtigen Aufgaben arbeitest, kommst du schneller an dein Ziel, als wenn du den ganzen Tag im Multitasking-Modus mal hier und mal da was machst.

Von den hier aufgeführten Tipps musst du natürlich nicht alles umsetzen und vor allem solltest du nicht alles gleichzeitig machen. Probiere die Tipps nach und aus und wähle dann etwas, das zu dir und deinem Arbeitsstil passt. Es ist besser du setzt ein oder zwei Dinge langfristig um, als für kurze Zeit alles zu machen und dann wieder nichts, weil es dir Zuviel war.

Weiterführende Links:

Prioritäten setzen: So ordnest du deinen Ideen, um endlich ins Handeln zu kommen

Was dich Ablenkungen wirklich kosten und wie du sie vermeidest

Ziele setzen und erreichen: 3 Schritte, mit denen du deine Ziele erreichst